As distribuidoras do ramo odontológico representam o segmento de vendas no atacado e desempenham o papel de uma ponte entre o fabricante e a loja, adquirindo, promovendo e representando os materiais odontológicos. Dependendo da estrutura, a distribuidora pode vender os produtos diretamente para grandes clínicas, hospitais e franquias de consultórios dentários.
De acordo com informações levantadas pelo Conselho Federal de Odontologia (CFO) e da Associação Brasileira da Indústria de Artigos e Equipamentos Médicos e Odontológicos (ABIMO), o setor odontológico no Brasil está em expansão e com espaço para novas empresas do ramo.
Um ponto interessante é que, 15% dos dentistas do mundo estão localizados no Brasil, veja a seguir mais números do mercado:
Com um grande mercado é possível compreender que há uma grande concorrência quanto a distribuidora de produtos odontológicos. O empreendedor desse segmento deve levantar outras alternativas de vendas de seus produtos para manter seu crescimento, sendo uma dessas os órgãos públicos, por meio das secretarias estaduais e municipais de saúde. As aquisições de grandes volumes são realizadas por meio de licitação ou pregão eletrônico, mas as distribuidoras podem atender diretamente as compras emergenciais de hospitais e consultórios dentários públicos.
A localização do ponto comercial deve considerar o público alvo e a estratégia de negócio. Para isso, deve ser levado em consideração alguns aspectos como a segurança da região, disponibilidade de serviços como internet e telefone, infraestrutura compatível com o tamanho da empresa, facilidade de acesso, proximidade do público alvo, entre outras.
Também é importante pensar nos aspectos legais, observando as exigências da prefeitura local, abaixo, alguns procedimentos adotados para abertura da empresa:
Entre outras documentações específicas solicitadas pela vigilância sanitária e/ou prefeitura municipal.
Para uma estrutura mínima com um ponto comercial, estima-se ser necessária uma área de 100 m², com flexibilidade para ampliação conforme o desenvolvimento do negócio. Os ambientes podem ser divididos em área de recepção, área de armazenamento (com câmara fria se necessário), escritório e sanitários.
As boas práticas de distribuição de produtos de saúde exigem instalações e área física adequadas, em quantidade suficiente para o desenvolvimento das atividades de armazenamento e distribuição de produtos odontológicos, bem como a segurança dos produtos quanto a sinistros ou desvios.
Os distribuidores devem possuir áreas de recepção localizadas de forma a proteger as remessas de produtos de qualquer risco, no momento do recebimento dos produtos odontológicos.
A área de recepção deve ser separada da área de armazenamento e a área de armazenamento deve ter capacidade suficiente para assegurar a estocagem ordenada das diversas categorias de produtos. Quando são exigidas condições especiais de armazenamento quanto à temperatura, tal condição deverá ser providenciada e monitorada sistematicamente, mantendo-se os devidos registros.
A distribuidora deve dispor de armário resistente e, ou, sala própria fechada com chave para o armazenamento dos materiais sujeitos a um regime especial de controle. O estabelecimento também deve ter local ou sistema de segregação devidamente identificado, fora da área de dispensação, para a guarda dos produtos que apresentem comprovadamente irregularidades ou com prazo de validade vencido. Ao planejar o layout do estabelecimento, o empreendedor deve levar em consideração a ambientação, decoração, circulação, ventilação e iluminação.
O CFO – Conselho Federal de Odontologia, tem em sua Consolidação das Normas para Procedimentos, a definição de que é obrigatória a existência de um cirurgião-dentista, com registro no Conselho Regional de Odontologia, como responsável técnico da empresa de comercialização de materiais odontológicos. Este profissional, caso não seja o proprietário do estabelecimento, necessita receber de seus superiores todo o suporte necessário para um trabalho eficiente, como exigem as boas práticas de dispensação de produtos.
Segundo o Código de Ética do Conselho Federal de Odontologia, os principais deveres do responsável técnico, dentre outros, são:
Além do responsável técnico, é necessário contar com outros profissionais como vendedor, recepcionista, auxiliar administrativo, entre outros a depender do porte da empresa. É necessário contar com profissionais qualificados e comprometidos, pois o fator humano é fundamental para o sucesso de uma empresa.
Para estruturar uma distribuidora de produtos odontológicos, serão necessários os seguintes equipamentos básicos no salão, que compõe de área de exposição, balcão de atendimento, área de vendas, administração, estima-se em média para estes objetos um investimento em torno de R$40.000,00 mais o investimento em produtos, despesas de registro da empresa, capital de giro, entre outros.
A gestão de estoques apresenta particularidades de acordo com o negócio. De qualquer forma deve-se buscar a eficiência nessa gestão, sendo que o estoque de mercadorias deve ser suficiente para o adequado funcionamento da empresa, mas mínimo, para reduzir o impacto no capital de giro. É essencial o bom desempenho na gestão de estoques, com foco no equilíbrio entre oferta e demanda.
O estoque de produtos é muito importante para o sucesso de uma distribuidora de produtos odontológicos. O empreendedor deve conhecer o perfil de sua clientela e adquirir os produtos adequados. Os principais materiais odontológicos podem divididos nas seguintes categorias:
Os processos realizados na empresa devem ser planejados, a fim de que se mantenha um padrão de qualidade. A empresa deve estabelecer procedimentos operacionais formalmente descritos para todas as atividades. Estes procedimentos devem ser aprovados, assinados e datados pelo responsável técnico. A documentação deve seguir todas resoluções pertinentes e estar de fácil acesso a todos os funcionários envolvidos nas operações.
A automação neste ramo é essencial, o empreendedor deve buscar no mercado softwares desenvolvidos para o ramo que possuam funcionalidades como:
Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir a fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa.
O empreendedor deverá ter um controle orçamentário rígido, de forma a não consumir recursos sem previsão, inclusive valores além do pró-labore. No início, todo o recurso que entrar na empresa nela deverá permanecer, possibilitando o crescimento e a expansão do negócio. O ideal é preservar recursos próprios para capital de giro e deixar financiamentos (se houver) para máquinas e equipamentos.
No caso de uma empresa Distribuidora de Produtos Odontológicos, é aconselhável que o empresário reserve em torno de 50 a 100% do total do investimento inicial para o capital de giro. Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão.
Entre essas despesas, estão o que chamamos de custos fixos e custos variáveis.
Custos variáveis são aqueles que variam diretamente com a quantidade vendida, na mesma proporção.
Custos fixos são os gastos que permanecem constantes, independente de aumentos ou diminuições na quantidade vendida. Os custos fixos fazem parte da estrutura do negócio. Esses custos são todos os gastos realizados na operação dos serviços e que serão incorporados posteriormente ao preço dos produtos, como: aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas, matéria-prima e insumos consumidos no processo de venda / distribuição.
A divulgação é um componente fundamental para o sucesso de uma distribuidora de produtos odontológicos. As campanhas publicitárias devem ser adequadas ao orçamento da empresa, à sua região de abrangência e às peculiaridades do local.
Abaixo, sugerem-se algumas ações mercadológicas acessíveis e eficientes:
As informações fiscais e tributárias serão diferenciadas em decorrência da opção do regime tributário escolhido pelo empreendedor.
Empresa optante do SIMPLES Nacional – O segmento de DISTRIBUIDORA DE PRODUTOS ODONTOLÓGICOS, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 4645- 1/03 como a atividade de exploração de comércio atacadista de produtos odontológicos: cera, compostos para restauração dentária e similares, poderá optar pelo SIMPLES Nacional – Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006 , desde que a receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa e R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos na Lei.
Para os empreendedores que preferem não optar pelo Simples Nacional, há os regimes de tributação abaixo:
Recomendamos que o empreendedor consulte sempre um contador, para que ele oriente sobre o enquadramento jurídico e o regime de tributação mais adequado ao seu caso.
O ramo está em grande crescimento e aberto para novas distribuidoras. Para garantir bons lucros é necessário ter um equipe bem treinada, um sistema de automação que supra suas demandas e principalmente é necessário a agilidade na concessão dos vários documentos regulatórios necessários. Se você se interessa em abrir sua distribuidora de produtos odontológicos, conte com a M2Farma e seus 10 anos de experiência em trâmites técnicos regulatórios.
Conteúdo adaptado de: Sebrae
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